Als werkgever heeft u er weleens mee te maken; een werknemer die disfunctioneert, al dan niet gecombineerd met frequent ziekteverzuim of een moeizame arbeidsrelatie. Hierbij is een goed opgebouwd dossier van belang. Indien er onvoldoende dossier is opgebouwd is het ontslaan van een werknemer in zo’n geval haast onmogelijk.

Verbeterpunten

Er zijn een aantal stappen vereist om een zorgvuldig dossier op te bouwen. Een medewerker moet tijdig op de hoogte zijn gebracht van het disfunctioneren en de benodigde verbeterpunten. Hierbij dient de medewerker de gelegenheid en waar nodig de juiste begeleiding gekregen te hebben. Dit kan bijvoorbeeld via trainingen om het functioneren op het gewenste niveau te krijgen.

Als het verbetertraject geen of onvoldoende resultaat heeft opgeleverd, kunnen arbeidsrechtelijke consequenties volgen. Eerst wordt altijd de mogelijkheid onderzocht tot een herplaatsing of functiewijziging. Pas als dat niet lukt kan een ontbinding van de arbeidsovereenkomst via de rechter tot de mogelijkheden behoren.

Stappen uitwerken

Elke stap moet goed uitgewerkt worden. Maar hoe begint u hiermee? Veel managers zijn bang dat als zij hun medewerker aanspreken en meteen een verslag ter ondertekening neerleggen er argwaan ontstaat en de relatie op scherp zet. Daarom is het van belang om open en transparant te zijn naar een medewerker. Dit doet u door bewustwording te creëren dat u er samen wat aan gaat doen.

Kritiek geven moeilijker

Veel managers vinden het moeilijk om gesprekken met hun medewerkers aan te gaan wanneer het functioneren niet naar verwachting is. Hierdoor worden voor confrontaties uitgesteld. In sommige gevallen gebeurt dit vaker bijvoorbeeld wanneer de leidinggevenden vanuit een positie binnen een team is doorgegroeid naar een leidinggevende rol. Voorheen waren de mensen directe collega’s.

Begin zo vroeg mogelijk

Hoe eerder u signaleert, hoe beter. Het is slimmer om het gelijk aan te kaarten. Vaak hebben medewerkers zelf ook al het gevoel dat het niet helemaal lekker loopt.

Hoewel het adequaat begeleiden van een disfunctionerende werknemer, het goed vastleggen van gemaakte afspraken en tussentijdse evaluaties allereerst de verantwoordelijkheid is van de leidinggevende, kan HR hierin een belangrijke adviserende rol spelen. HR kan de regie voeren en vanuit een meer objectieve positie het proces monitoren en bijsturen waar nodig.

Vertrouwelijk

Voor alle partijen is het beste als u medewerker goed functioneert en daar moet u veel tijd in stoppen. Om problemen bespreekbaar te maken, heeft u een cultuur nodig waarin vertrouwen is. Zoals dat alles wat besproken wordt vertrouwelijk is. Ook kan HR als sparringpartner ingezet worden.

Open het gesprek

Het advies is om het gesprek te openen wanneer de eerste twijfel of onvrede over het functioneren van een medewerker is ontstaan. Dus niet pas beginnen bij een officiële aanzegging van het disfunctioneren. Dit kunt u doen op een informele manier met vragen als: “wat heb jij van de organisatie nodig om beter jouw werk te kunnen doen?” of “wij zien dat enkele situaties niet helemaal lekker lopen, wat vind jij daarvan?”

Het is goed om na dit gesprek een mailtje te sturen met dezelfde luchtige toon als het gesprek. Het is niet nodig om hier een verslag van te maken. Voorbeeld van de inhoud van het mailtje kan zijn: “Dankjewel voor het gesprek, we hebben gesproken over (benoem hier de onderwerpen) en laten we de komende tijd monitoren hoe het gaat. Als je iets nodig hebt van de organisatie, kun je daar altijd bij mij op terugkomen.”

Concreet en meetbaar

Cruciaal is om concrete en meetbare afspraken te maken en vast te leggen. Een opsomming van concrete en toetsbare verbeterpunten helpt om helderheid te creëren rond het functioneren van een medewerker.

Een beschrijving zoals ‘hij houdt onvoldoende overzicht, werkt onvoldoende gestructureerd en komt chaotisch over, komt onvoldoende met oplossingen‘ is te algemeen. In een procedure waarin deze bewoordingen zijn gebruikt, oordeelde de kantonrechter ‘een concrete, objectieve toetsing van het functioneren aan de functie-eisen ontbreekt‘. Naast vage kwalificaties had de werkgever ook geen functiebeschrijving van de medewerker, waardoor het functioneren niet aan de functie-eisen kon worden getoetst.

Tussentijdse promotie

Zorg voor een goede functiebeschrijving en pas deze aan wanneer taken of verantwoordelijkheden van een medewerk veranderen, zoals bij een tussentijdse promotie of na een reorganisatie.

Verbetertraject en herplaatsing

Bij evalueren en beoordelen van het functioneren van het disfunctioneren geldt vervolgens ook voor het verbetertraject. Concrete, objectieve en verifieerbare verbeteringen staan in het verbeterplan. Qua tijd is drie tot zes maanden een redelijke tijd.

Voldoende hulp geboden?

Het is van belang om alle afspraken en evaluaties schriftelijk vast te leggen en te beschrijven in hoeverre verbeteringen zijn gerealiseerd of uitgebleven. Als leidinggevende vraagt u ook of de werknemer nog iets nodig heeft om het functioneren te verbeteren, zodat u uzelf kan verzekeren dat u voldoende hulp hebt geboden.

Vaststellingsovereenkomst

Indien verbetering uit blijft en u als werkgever afscheid wilt nemen van de werknemer dan komt er bij voorkeur een vaststellingsovereenkomst. Op deze manier komt u er samen met de werknemer uit en worden de voorwaarden van vertrek zorgvuldig vastgelegd.

Als er niet met de werknemer uitgekomen kan worden dan heeft u als werkgever nog een stap te gaan voordat met een ontbindingsverzoek naar de kantonrechter kan worden gestapt. Naast een voldoende opgebouwd dossier geldt ook de vereiste dat is onderzocht of een herplaatsing binnen de organisatie, al dan niet in een andere functie, mogelijk is. Ook dit dient met grote zorgvuldigheid voldoend te worden. Indien dit niet wordt gedaan kan dit alsnog in een afwijzing van het ontbindingsverzoek kan resulteren.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over het opbouwen van een dossier? Neem vrijblijvend contact met ons op via: info@posupport.nl of bel naar 0345 72 74 00.

Bron: BG magazine